Política de privacidad

Vigente desde el 6 de octubre de 2026 · Aplica a sistema8ia.com, al diagnóstico, a la prueba gratuita y a los canales de atención de Sistema8

Esta política explica cómo Sistema8 IA trata los datos personales de quienes hacen el diagnóstico de la web, usan el formulario de prueba gratuita y el agente de prueba en Telegram, o nos escriben por WhatsApp, Instagram o Messenger, en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas colombianas de protección de datos.

1. Quién es el responsable

2. Qué datos recogemos

Si haces el diagnóstico de la web:

• Tus respuestas a las preguntas del diagnóstico (a qué te dedicas, qué tarea te frena, cómo la haces hoy, con qué herramientas, cada cuánto y qué impacto tiene). Las guardamos a medida que avanzas, también si no llegas al final.
• Tu nombre y tu número de WhatsApp, y tu correo si decides escribirlo (es opcional), cuando los dejas para recibir tu diagnóstico completo. Solo los guardamos asociados a tu diagnóstico si marcas la autorización de datos.
• El diagnóstico que generamos a partir de tus respuestas (resumen, oportunidad inicial y paquete sugerido) y la página desde la que llegaste.

Si nos escribes por WhatsApp, Instagram o Messenger: tus mensajes, las respuestas del agente y el identificador de tu cuenta en ese canal. Con ellos armamos una ficha de seguimiento (nombre, estado y notas del equipo), que se une a tu diagnóstico o a tu prueba si usas el mismo número de WhatsApp.

Si pruebas el agente gratis:

• Tu número de WhatsApp, para identificar tu prueba y contactarte.
• Tu correo electrónico, solo si decides escribirlo (es opcional).
• Información de tu negocio que escribes en el formulario: nombre, ciudad, horario, servicios o productos, precios, condiciones de envío y pago, y cómo quieres que hable tu agente.
• Tu lista de productos y los archivos que subas (Excel, CSV, PDF o fotos, por ejemplo una lista de precios), si decides subirlos.
• Lo que agregues después en la página «Mi agente», a la que accedes con un enlace personal: preguntas frecuentes, cambios y devoluciones, horarios y demás datos de tu negocio.
• La conversación de prueba en Telegram (los mensajes que escribes y las respuestas del agente) y el identificador de tu chat de Telegram.
• Datos técnicos mínimos: la página desde la que llegaste (por ejemplo, una publicación) y una huella irreversible de tu conexión que usamos solo para evitar abusos. No guardamos tu dirección IP en claro.

No pedimos datos sensibles, ni datos de menores de edad, ni datos bancarios. Te pedimos no escribirlos en el chat de prueba.

Tu enlace personal. Quien tenga el enlace de tu página «Mi agente» puede ver y modificar los datos de tu prueba. No lo compartas; si crees que se filtró, escríbenos y lo cambiamos.

3. Para qué los usamos

• Entregarte tu diagnóstico, contactarte para revisarlo contigo y hacer seguimiento a tu caso (te escribimos por el canal que dejaste).
• Llevar un registro interno de contactos para atenderte mejor y analizar, de forma agregada, qué problemas y qué tipos de negocio consultan más, para mejorar nuestros servicios.
• Crear y operar tu agente de prueba durante 8 días.
• Contactarte por WhatsApp (o por correo, si lo escribiste) para saber cómo te fue y, si te interesa, ofrecerte el servicio de Sistema8. Solo te enviaremos novedades, ofertas o campañas si marcas la casilla opcional «Quiero recibir novedades» (en el diagnóstico o en la prueba); puedes retirarla cuando quieras escribiéndonos «No quiero recibir más mensajes».
• Leer tus archivos con inteligencia artificial para extraer los productos, precios y datos de tu negocio y que tu agente los use.
• Prevenir el uso abusivo del formulario y medir de qué publicaciones llegan las personas.

No vendemos ni cedemos tus datos a terceros para publicidad. Cuando un diagnóstico se completa, avisamos al equipo de Sistema8 por WhatsApp y Telegram con tu nombre, número y resumen para que te contacte; esos avisos son internos.

4. Quién más participa en el tratamiento

Algunos de estos proveedores están fuera de Colombia, por lo que tus datos pueden transferirse al exterior. Lo hacemos únicamente para prestar la prueba y con proveedores que aplican medidas de seguridad adecuadas.

5. Cuánto tiempo los conservamos

Tu prueba dura 8 días desde que abres el chat en Telegram. Después de terminada, conservamos los datos hasta 30 días para que puedas retomar el contacto con nosotros; pasado ese plazo los eliminamos automáticamente, junto con la conversación. Si contratas el servicio, los datos pasan a regirse por el contrato y una política específica del servicio.

Diagnósticos y fichas de seguimiento: conservamos tus respuestas y tu ficha mientras exista una relación con nosotros y hasta 24 meses después de tu último contacto; pasado ese plazo las eliminamos o las dejamos sin datos que te identifiquen. Los diagnósticos que no completaste y en los que no dejaste tus datos de contacto se guardan sin identificarte y se usan solo para medir en qué paso se abandona. Puedes pedir que borremos todo antes escribiéndonos.

6. Tus derechos

Como titular puedes, en cualquier momento:

• Conocer, actualizar y rectificar tus datos.
• Solicitar prueba de la autorización que nos diste.
• Saber cómo los hemos usado.
• Revocar tu autorización y pedir que eliminemos tus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

Para ejercerlos, escríbenos por WhatsApp al número de la sección 1 indicando el número con el que hiciste el diagnóstico o la prueba. Respondemos las consultas en máximo 10 días hábiles y los reclamos en máximo 15 días hábiles.

7. Seguridad

Usamos conexiones cifradas, acceso restringido a la base de datos y copias de respaldo protegidas. Ningún sistema es infalible; si ocurre un incidente que te afecte, te lo informaremos.

8. Cambios a esta política

Si la modificamos, publicaremos la nueva versión en esta página con su fecha de vigencia.